Antecedentes y Objeto

Quimedlab Instruments S.A.S es una empresa privada de carácter mercantil. El 29 de noviembre de 2024, adoptó y publicó su Política de Tratamiento de Datos Personales, asegurando la protección de la información de clientes, proveedores y otros terceros.

Quimedlab Instruments S.A.S es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales en cumplimiento del artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Datos de contacto: CALLE 24 SUR 69 C 26 de Bogotá, Teléfono (+57) 3124014405, página web Quimedlab.com.co, correo infopagina@quimedlabinstruments.com.co.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de Privacidad: Documento físico o electrónico que informa sobre la política de tratamiento de datos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales.
• Dato Personal: Información que identifica o hace identificable a una persona.
• Dato Público: Información calificada como pública por la ley o la Constitución.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre los datos personales, como recolección, almacenamiento, uso o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor responsable del tratamiento.
• Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado del tratamiento dentro o fuera de Colombia.

Roles y Responsabilidades

Quimedlab Instruments S.A.S cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la Organización, encargada de la gestión y protección de datos personales. La administración, control y seguimiento del proceso se encuentran a cargo de las áreas de Seguridad de la Información y áreas de Control interno. Para la operación del proceso se tiene definido el rol WebMaster

Tratamiento y Finalidades

Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de Quimedlab Instruments S.A.S, serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a Quimedlab Instruments S.A.S, por terceros. Para las finalidades descritas a continuación, Quimedlab Instruments S.A.S podrá: Recoger, transmitir, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero que tenga vinculo comercial con https://quimedlabinstruments.com.co/, sea que opere o no en otro país para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades siguientes y las que sean autorizadas por los Titulares. Quimedlab Instruments S.A.S usará los datos personales del Titular –Cliente- con las siguientes finalidades:

• Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con https://quimedlabinstruments.com.co/, comercio electrónico y ventas a través de ventas a distancia.
• Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción.
• Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.
• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
• Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
• Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
• Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
• Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de Quimedlab Instruments S.A.S que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
• Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.
• La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
• La ejecución de procesos y procedimientos contables.
• La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por Quimedlab Instruments S.A.S
• Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
• La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de Información personal.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de Quimedlab Instruments S.A.S entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias controladas; la interposición de denuncias en calidad de víctima; el registro de Control para la venta de ácidos, álcalis y sustancias corrosivas; la reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al Consumidor; la celebración de contratos de transacción para precaver litigios, entre otros.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes.

Quimedlab Instruments S.A.S tratará los datos personales del Titular (Proveedor, Contratista y terceros) con las siguientes finalidades: •Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con Quimedlab Instruments S.A.S y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.
• Prestación de los servicios ofrecidos por https://quimedlabinstruments.com.co/, entre ellos y sin limitarse: Instalaciones, diseño de proyectos, producto a pedido y demás.
• Desarrollo de estudios de seguridad y financieros.
• Desarrollo de servicios de seguridad electrónica, seguridad física, seguridad industrial.
• Procesos contables, Tributarios, pago de facturas y demás.
• Desarrollo de servicios de mantenimiento y soporte en Sedes Quimedlab Instruments S.A.S.
• Cumplimiento de los protocolos de Registro y control de ingreso de mercaderistas, promotores, personal de impulso, personal de servicios generales, seguridad, soporte tecnológico y demás terceros para la operación de https://quimedlabinstruments.com.co/, junto con las Sedes de Quimedlab Instruments S.A.S, en desarrollo de la relación contractual de los proveedores comerciales con Quimedlab Instruments S.A.S.
• Estudio y entrega de desarrollo de donaciones de Quimedlab Instruments S.A.S a fundaciones, conforme a las políticas establecidas internamente para tal fin.
• Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.
• La representación judicial de la compañía.
• Lo relacionado con la prestación de servicios de gestión ambiental.
• Lo relacionado con la prestación de servicios tecnológicos.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de Quimedlab Instruments S.A.S, entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias controladas; el registro de Control para la venta de ácidos, álcalis y sustancias corrosivas; entre otros.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Proveedor, Contratista y terceros.

Quimedlab Instruments S.A.S usa los datos del Colaborador para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a: • El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y Quimedlab Instruments S.A.S y/o de https://quimedlabinstruments.com.co/ con terceros.
• La debida ejecución del contrato de trabajo.
• La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador.
• Trámites o seguimientos médicos.
• El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de Trabajo.
• El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del colaborador.
• La administración de sistemas de información y comunicaciones.
• La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por Quimedlab Instruments S.A.S.
• El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador.
• El control y prevención de fraudes y lavado de activos.
• Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de Quimedlab Instruments S.A.S La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase)
• Todas aquellas finalidades que sean compatibles con la ejecución del contrato de trabajo.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Colaborador.

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley autorice lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus datos personales. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien Quimedlab Instruments S.A.S, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal

Quimedlab Instruments S.A.S no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

Derechos de los Titulares

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de Quimedlab Instruments S.A.S, tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios:

A: Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
B: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Quimedlab Instruments S.A.S salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
C: Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por Quimedlab Instruments S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
D: Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de Quimedlab Instruments S.A.S, y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral 7 de la presente Política.
E: Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme al procedimiento dispuesto por Quimedlab Instruments S.A.S, para tal efecto.

Procedimientos de Consultas y Reclamos

Los Titulares pueden ejercer sus derechos contactando a Quimedlab Instruments S.A.S a través de los siguientes medios:

Quimedlab Instruments S.A.S, garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Para la atención de solicitudes asociadas al ejercicio del derecho, el titular podrá dirigirse presencialmente en cualquiera de nuestras Tiendas o a nivel nacional donde se pone a su disposición, a través del correo electrónico infopagina@quimedlabinstruments.com.co o el teléfono (+57) 3124014405. El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los Titulares será el WebMaster o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia que se encuentre como delegada para ejecutar dicha petición, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Si la solicitud resulta incompleta, se emitirá la comunicación al Titular, solicitando requisitos pendientes que contempla un tiempo no mayor a los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las inconsistencias. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular no presenta la información requerida, se entenderá que ha “Desistido” de la solicitud y se procederá a cerrarla con este estado.

Para el ejercicio de los derechos de los Titulares: La solicitud de consulta, corrección, actualización y/o supresión debe ser presentada a través del medio ya mencionado y habilitado por Quimedlab Instruments S.A.S y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

A: El nombre, domicilio del Titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
B: Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.
C: La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud.

De cualquier modo Quimedlab Instruments S.A.S tiene a disposición de los Titulares un modelo de solicitud que cuenta con dichos parámetros, para que el solicitante proceda a diligenciarlo. Supresión De Datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Quimedlab Instruments S.A.S, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Quimedlab Instruments S.A.S, el Titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

A: La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
B: La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
C: Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Quimedlab Instruments S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.

Modificaciones y Vigencia

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de Quimedlab Instruments S.A.S son las consagradas en el manual interno de políticas y procedimientos en materia de Protección de datos y estarán vigentes durante toda la duración del objeto social de la empresa.

Vigencia y actualizacion de las politicas.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía. Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de Quimedlab Instruments S.A.S, no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: • El sitio web https://quimedlabinstruments.com.co/ • Correo electrónico enviado a los Titulares: Que aplica si tengo autorizada la cuenta de correo electrónico del mismo. • Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa. Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Seguridad informacion de pago

Los pagos que se realicen a través de https://quimedlabinstruments.com.co/ serán procesados por nuestro agente de pagos en línea PAYU LATAM. Sólo se debe proporcionar su información en nuestro sitio. Dicha información debe ser precisa y veraz y debe mantenerse al día. Si ocurre algún cambio en sus datos, debe actualizarlos a través de la página de “Mi cuenta” en nuestro sitio web. Nuestra plataforma tecnológica de comercio electrónico Prestashop y nuestro aliado de pagos PAYU LATAM cuentan con la certificación PCI DSS para el manejo seguro de la información de tarjetas de crédito. Si bien no podemos garantizar al 100% de seguridad, estos sistemas han probado ser efectivos en el manejo de información reservada y harán que sea difícil para un hacker descifrar sus datos.